आज के व्यस्त जीवन में, हर किसी को अपने व्यक्तिगत के साथ-साथ पेशेवर जीवन में भी समय की कमी का सामना करना पड़ रहा है। इसलिए समय प्रबंधन का महत्त्व बढ़ता जा रहा है। टाइम मैनेजमेंट के द्वारा व्यक्ति दिए गए प्रतिबंधित समय सीमा में विशेष कार्य को दक्षता के साथ पूरा कर सकता है। यदि हम समय प्रबंधन की कला में महारत हासिल करना सीख लेते हैं, तो हमारा जीवन एक सकारात्मक बदलाव का अनुभव करेगा। अगर आप भी अपने टाइम को सही तरह से मैनेज करना चाहते हैं तो आपको हमेशा कुछ खास बातों का ध्यान रखना चाहिए जिसकी चर्चा हम आगे कर रहे हैं।
समय प्रबंधन क्या है?
यदि समय प्रबंधन को परिभाषित किया जाये तो “समय प्रबंधन एक व्यक्ति के प्रयासों की प्रभावशीलता को अधिकतम करने के लिए कार्यों और गतिविधियों का समन्वय है। अनिवार्य रूप से, समय प्रबंधन लोगों को कम समय में अधिक और बेहतर काम करने में सक्षम बनाता है।”
समय प्रबंधन क्यों महत्वपूर्ण है?
समय प्रबंधन की कला सीखने से विशेष रूप से आपके पेशेवर जीवन पर सकारात्मक प्रभाव पड़ सकता है – जहाँ समय बहुत इम्पोर्टेन्ट होता है और हम में से प्रत्येक अपने प्रत्येक कार्य को उचित समय देते हैं। हम सभी जानते हैं की समय बहुत कीमती है और बच्चों को भी यही सिखाया जाता है की ‘टाइम इज मनी’ पर उचित तरीके से टाइम का मैनेजमेंट न करने के कारण यही कहते हैं की समय हाथ से निकल गया और काम भी कुछ नहीं हो पाया। दोस्तों हम सभी के पास समय निश्चित है और इसे बुद्धिमानी से निवेश करने की आवश्यकता है। यहाँ मैं आपको कुछ ऐसे टिप्स बता रहा हूँ जिससे समय को सर्वोत्तम कुशल तरीके से प्रबंधित करने के लिए आपको मार्गदर्शन मिलेगा जिन्हें अपनाने से व्यक्ति कम तनावपूर्ण जीवन जी सकता है।
प्रतिदिन की योजनाएं बनायें और उसका पालन करें
यह पहला स्टेप है और बहुत इम्पोर्टेन्ट है लेकिन ज्यादातर लोग इसे अवॉयड करते हैं। डेली प्लान बनाने में ज्यादा से ज्यादा 10 मिनट्स लगते है। लेकिन यह योजना आपको एक अच्छा अवलोकन देती है कि किस तरह आप अपने दिन का प्रयोग करेंगे।
जब आपके पास एक डेली प्लान होता है जब आप रू-
अपने दिन पर अधिक नियंत्रण रख पाते हैं।
आप और अधिक काम कर पाते हैं।
आप अपने समय के साथ अधिक कुशल होते जाते हैं।
आपके पास मन की शांति अधिक होती है।
यह डेली प्लान समय प्रबंधन को अच्छी तरह से परिभाषित करता है, किस कार्य को शुरू करना है और कौन सा फिलहाल एक तरफ रखना है। अगर आप इस तरीके से अपने काम को जरूरत के हिसाब से बाँट लेते हैं तो आपके काम बड़े ही आसानी से होंगे और आपको भविष्य के कार्यों की फिक्र भी नहीं करनी होगी क्योंकि एक बार जब आप यह प्लान बना लेते हैं तो वह सिर्फ कागज पर नहीं बल्कि आपके दिमाग में भी बैठ जाता है।
प्रत्येक कार्य के लिए एक समय सीमा निर्धारित करें
अक्सर यही होता है की हम एक की काम में इतना ज्यादा समय लगा देते हैं की बाकी के महत्वपूर्ण काम करने से रह जाते और हम डिस्टर्ब हो जाते हैं। स्पष्ट रहें कि आपको यह काम निश्चित समय पर पूरा करना है जिससे आप बाकी के काम भी समय पर कर सकें। हो सकता है कभी कभी आपको किसी काम में ज्यादा समय लग जाये तो आपके पास दो तरीके हैं। पहला अगर वो काम आज ही करना है तो अपने डेली प्लान में आपको चेंज करना होगा। उस काम के लिए अतरिक्त समय आपको किसी अन्य ऐसे काम से निकलना होगा जिसे या तो आप किसी और से करा सकते हों या फिर उसे फिलहाल कैंसिल किया जा सके। लेकिन कोशिश करें की प्रत्येक कार्य को समय सीमा में अंदर पूरा कर सकें।
एक समय में एक काम पर ध्यान केंद्रित करें
एक बार में एक काम करने की आदत डालें। एक समय में केवल एक ही काम करना न सिर्फ समय की बचत करेगा बल्कि कार्य बेहतर भी होगा। इसमें कोई तर्क नहीं है की एक समय में एक से अधिक काम आपको अनावश्यक रूप से व्यस्त करता और आपको मानसिक तनाव देता है। जब हम एक ही समय में कई चीजें करने की कोशिश करते हैं, तो हमारे मस्तिष्क में उलझने पैदा होने लगती हैं। हमारे दिमाग में विचारों बाढ़ आने लगती है। ऐसा करना हमारी स्मृति को भी प्रभावित करता है।
हो सकता है कभी कभी आपको एक काम के साथ अन्य कामों पर भी हाँथ रखना पड़े। लेकिन आपको यह नियम बनाना पड़ेगा कि आप एक बार में एक ही काम करें। अगर कोई जरूरी काम बीच में आ जाता है तो आप उसे फटाफट से पूरा करें और फिर से पहले वाला काम जहाँ से छोड़ा थे वहां से शुर कर दें। यदि बीच में आया काम जरूरी नहीं हैं तो उसे बाद के लिए ताल दें। शुरू शुर में आपको यह करना मुश्किल हो सकता है पर जब आप इसका अभ्यास करते रहेंगे तो यह आसान हो जायेगा।
कठोर परिश्रम की जगह बुद्धिमानी से काम करो
काम करने के उन प्रभावी तरीकों को ढूंढें जिससे आपका काम जल्दी हो जाये। यानि आपको हार्ड वर्क की जगह स्मार्ट वर्क करना है। स्मार्ट वर्क का मतलब यह नहीं है कि आप मेहनत न करें। स्मार्ट वर्क का मतलब है अपनी बौद्धिक क्षमता का प्रयोग करते हुए मेहनत करना, जिससे जल्दी और बेहतर परिणाम प्राप्त हो। इस विषय को लेकर कि “स्मार्ट वर्क या हार्ड वर्क सफल होने के लिए क्या है जरूरी?”
छोटे ब्रेक लेकर अपने आप को तरोताजा
हो सकता है आपको ऐसा लगे की काम के समय ब्रेक समय खराब करना है, लेकिन आपको बता दूँ विराम प्रभावी समय प्रबंधन रणनीतियों में से एक है। जब आप लगातार काम करते हैं तो 2 से 3 घंटे बाद आपका दिमाग और शरीर काम की स्पीड को धीमा कर देता है। इस बीच 10 मिनट का ब्रेक आपको रिचार्ज कर देता है। उसके बाद आप शुरुवाती स्पीड और एकाग्रता के साथ काम करने लगते हैं।
काम के प्रति प्रेरित रहें
कभी कभी एक एक जैसा काम करना उबाऊ हो सकता है। जब आप पूरी तरह से प्रेरित नहीं होते हैं तो काम पर ध्यान केंद्रित करना कठिन होता है और समय भी अधिक लगता है। शिथिलता को अपने जीवन पर हावी न होने दें और इसे अपनी जीवनशैली का हिस्सा बनने दें। उस समय को व्यर्थ करने के बजाए, अनुत्पादक करते हुए, इसका उपयोग स्वयं को प्रेरित करने के लिए करें। इसके अलावा, उन लोगों को फॉलो करें जो अपने काम में एक्टिव रहते हैं और लक्ष्यों को पूरा करे के लिए उत्साहित रहते हैं, तो आप स्वचालित रूप से ऐसी आदतों को दोहराते हैं और काम के साथ अधिक सक्रिय हो पाते हैं।